Архивная служба Белгородского района отметила профессиональный праздник

Профессиональный праздник работников архивов отмечается 10 марта с 2003 года. А впервые официальное понятие архива появилось во времена Петра I.

«Архивная служба Белгородского района создана в 1954 году. В настоящее время в архивохранилище содержатся документы 223 фондов, насчитывающих 46306 единиц хранения на бумажной основе, в том числе – 23995 единиц постоянного хранения и 22301 единицу по личному составу, 10 единиц – документов личного происхождения. Архивные дела – это живые страницы истории, которые вызывают неподдельный интерес к информации, содержащейся в документах. На протяжении многих лет архивный отдел администрации Белгородского района является научно-методической базой по обмену опытом работы между работниками районных архивов Белгородской области. Для этого созданы все условия: расширена площадь хранилищ, много сделано в техническом переоснащении архива, главным образом, для обеспечения безопасности хранения документов. Труд коллектива архивного отдела востребован жителями района. Когда в постсоветское время произошли изменения, появилась необходимость в корректировке пенсий и других социальных льгот, граждане стали обращаться в архив за помощью. В архивный отдел поступают запросы социально-правового и имущественного характера, с целью обеспечения прав граждан и их законных интересов. Также в последнее время вырос интерес к биографическим и генеалогическим документам», - рассказала о работе архивной службы Белгородского района начальник архивного отдела аппарата администрации Белгородского района Галина Чебукина.

До 2010 года архивный отдел возглавляла Раиса Леденёва, она была первым председателем областной организации Российского общества историков-архивистов. Раиса Лазаревна заслужила звание «Почётный архивист». С 2010 до 2020 годы районным архивом руководила Елена Кобзева. Затем бразды правления приняла Галина Чебукина. В её команде – главный специалист Ольга Шаркова и специалист Мария Новомлинская, имеющие определённый стаж работы в архиве и любящие своё дело. В обязанности сотрудников архива входит обеспечение сохранности документов, приём документов, их обработка, комплектование бумаг, систематизация и формирование дел, подготовка описи. Нужно как таблицу умножения знать, где расположена документация фондов, быть внимательным и ответственным по отношению к людям, которые обращаются за информацией. Это кропотливый труд, занимающий много времени, специалисты прикладывают немало усилий, ведь от их работы зависят судьбы людей.

Какие документы хранятся в архиве? Городские и сельские поселения, а также администрация района являются источниками комплектования районного архива, который, в свою очередь, является источником комплектования областного архива Архивный отдел администрации Белгородского района принимает документы на хранение от организаций, находящихся на территории Белгородского района. Есть документация постоянного хранения, то есть без срока давности. К примеру, постановления и распоряжения администраций Белгородского района и поселений, начиная с 1992 года. Документация по 1992 год уже передана в госархив Белгородской области. По некоторым поселениям (Новосадовый, Щетиновка, Северный, Весёлая Лопань и Дубовое) документы переданы уже до 1995 года. В настоящее время сотрудники занимаются комплектацией документов по исполкомам 1965-го, а также 1944-го годов, которые ещё не были переданы в областной архив – надо пришить ярлычок, вклеить лист-заверитель, что эту книгу переработали, – работа кропотливая.

Постоянно хранятся фонды военного периода, они не подлежат уничтожению никогда ни при каких обстоятельствах.  Конечно, мало что сохранилось, территория была оккупирована, многое уничтожено. Есть похозяйственные книги 1943 года по таким населённым пунктам, как Бессоновка, Таврово, Дубовое. Сохранились протоколы колхозов и совхозов 1943 года, их тоже немного, некоторые книги не полностью заполнены, другие обожжены огнём, наполовину утрачены. А похозяйственных книг 1945 года уже побольше. Читая обычные протоколы и решения собраний, мы словно с помощью машины времени попадаем в прошлое. Профсоюзное собрание в октябре 1943 года постановило за хорошую работу выплатить колхозникам премию, значит, на селе началась активная жизнь, ведь нужно было обеспечивать страну продовольствием. 

Из похозяйственных книг можно почерпнуть довольно интересную информацию, которая передаёт атмосферу того времени, достоверную историю. Кстати, с книгами до 1960 года работать сложнее, хоть и почерки каллиграфические, но писаны они чернилами. Сохранились протоколы 1946-1947 годов колхоза «Красный труженик» с. Ячнево, тогда это был Белгородский район, сейчас г. Белгород. Листаем страницы, какие вопросы рассматривались на собраниях колхозников? Утверждение кандидатур в депутаты Верховного совета СССР и в совет по Белгородскому избирательному округу 205. Есть протоколы заседаний по борьбе с пьянством (это 1970-1980 гг.), о рассмотрении моральных качеств, аморальных поступков жителей. В протоколах колхозов и совхозов прослеживается не только производственная, но личная жизнь колхозников, социально-бытовое общение. Вот, например: «Лишить премии 10 рублей за пьянство на рабочем месте». Или такой случай разбирался на общем собрании: подрались две доярки, не поделили мужчину, одну уволили, и она соперницу обругала. Секретарь так и занёс в протокол: «…гражданка Иванова сказала на Петрову три матерных слова, не будем их сейчас называть…». Рассматривались вопросы, кто виноват в падеже скота, воровстве мешков с зерном. Виновных наказывали. Ближе к 1980-м годам объёмы протоколов увеличились, доходили до десяти страниц. Протоколы тех лет, написанные шариковой ручкой, в прекрасном состоянии. Тем не менее, уже на протяжении пяти лет ведётся работа по оцифровке протоколов по колхозам и совхозам, а также похозяйственных книг, в  которых хранятся сведения о том, кто проживал на территории поселения, когда выбыл, прибыл. В этих источниках – важная информация, необходимая для подтверждения трудового стажа, получения гражданства и т.д.

Документы по личному составу хранятся 75 лет – это лицевые счета колхозов, совхозов, предприятий Белгородского района, заработная плата сотрудников. Если предприятие закрыто, его документы могут быть переданы в архив. С момента завершения книга хранится 75 лет. А вот приказы по предприятиям хранятся постоянно.

В колхозах были также земельные шнуровые книги (потому что прошнурованы), в которых указано общее количество пашни и сколько земли имеется у колхозников. Также каждому колхозу выдавался акт на вечное пользование землёй, это тоже документы постоянного срока хранения. В настоящее время обращаются граждане, которые хотят узнать о наличии земельных участков у своих родственников. Часто запрашивают сведения о принятии в члены колхоза и исключении, о выделении земельных участков, паёв и жилых помещений.

Много запросов по установлению пенсий присылает Пенсионный фонд РФ, районный архив работает с ПФР через деловую почту по электронным каналам связи, в год от ПФР обрабатывают в среднем полторы тысячи таких запросов. Это запросы социально-правового характера. Запрашивается много выписок из постановлений администраций района и поселений о выделении земельных участков, дачных участков, то есть запросы имущественного характера. Пенсионные фонды республик бывшего СССР запрашивают сведения о работниках хозяйств. Сотрудники ответственно подходят ко всем вопросам. Срок подготовки архивной выписки составляет 30 дней. Если книги писаны от руки, поиск занимает много времени, к тому же приходится пересматривать достаточный объём – в большом хозяйстве только за один год на предприятии оформлялось до 10 книг.

В 2020 году районный архив переехал в более просторное отремонтированное помещение. Если раньше он занимал площадь 70 кв. м, теперь – 240 кв. Есть пять оборудованных хранилищ для документов, где поддерживается специальная температура. Приобрели новое оборудование, современную технику, аппараты для оцифровки документов, обеспылеватель для их обработки. Условия хранения тоже изменились, раньше их картонировали (то есть складывали дела в связки или коробки) по-другому, и это было неудобно для использования. Сейчас каждое дело хранится в специальном архивном боксе.

Документы поступают постоянно. К концу прошлого года администрации поселений, которые являются источниками комплектования и несут практическую и историческую ценность для истории района, сдали  документы постоянного срока хранения по 2015 год включительно. Пять лет после завершения дел они хранят их у себя, потом передают в архив. В источники комплектования включены также государственные и муниципальные предприятия и учреждения. А коммерческие предприятия, АО, ЗАО не относятся к этой категории, но имеют право, а при ликвидации обязаны это сделать, написав запрос в администрацию района. Это важно, поскольку людям, которые там работали, могут потребоваться те или иные сведения. Администрации сельских поселений также передают оцифрованные документы на электронных носителях.

В отделе реализуют несколько бережливых проектов, это помогает экономить время, если раньше приём документов от организаций занимал три дня, после оптимизации процесса – один день. Специалистов администраций поселений, ответственных за передачу дел в архив, обучают правильно оформлять документы (пронумеровать листы, сшить книгу и т.д.). С ними проводят семинары два раза в год. Разработаны памятки, бланки, перечни, пошаговый чек-лист, в котором описано, что делать, чтобы вовремя передать документы на хранение, шаблоны документов.

Раньше в архивном отделе не было выставочного зала, теперь появилась возможность устраивать выставки. Галина Чебукина поделилась, что подготовлена экспозиция для школьников, в которой рассказывается об истории района, колхозах и совхозах, людях, которые прославили свою малую родину. В фонде личных документов ветеранов Великой Отечественной войны хранятся наградные документы красноармейца Дмитрия Ивановича Гокова; сына полка Владимира Ефимовича Загребельного, родители которого погибли, он воспитывался в воинской части; ветеране труда Михаила Ефремовича Коломийца, который после войны работал заместителем директора Дмитротарановского сахарного завода. Районный архив уступает областному, но и здесь достаточно своих документов, чтобы организовывать выставки. В процессе подготовки находится передвижная выставка ко Дню рождения района.

В настоящее время реализуется проект «Организация цикла выставок, посвящённых истории Белгородского района». Запланировано пять выставок различной тематики. Одна из них – передвижная интерактивная, для школьников района – презентация «Память о прошлом и настоящем для будущего». В презентации много материалов периода Великой Отечественной войны, в частности, списки угнанных в рабство жителей сёл района, заметки из «Белгородской правды» 1943 года об угоне в Германию молодёжи.

К каждому фонду есть описание (кстати, фонд по редакции газеты «Знамя» числится за №68), а также навигатор, чтобы легко и быстро можно было найти любой документ. После переезда прошло не так много времени, поэтому работа по переукомплектовке хранилищ продолжается. Начальник архивного отдела Галина Чебукина предложила сравнить современное картонирование фондов с тем, как это было раньше, до переезда. Небо и земля.

«К концу года, – подчеркнула она, – мы всё доделаем и подадим заявку на конкурс «Лучший архив Белгородской области»».